Os custos associados ao manuseamento de documentos são um dos grandes temas desconhecidos e que raramente são tidos em conta, apesar de não serem insignificantes. Para que tenha uma ideia[1]:
- Mais de 90% da informação em papel é guardada em arquivos;
- A média de vezes que se copia o mesmo documento é de 19 vezes;
- Em cada dia são feitas 1.000 milhões de fotocópias em todo o mundo;
- Os trabalhadores de um escritório que funciona com papel passam metade do seu horário laboral a gerir a documentação e lutando com a entrada ou registo dos dados.
E tudo isto sem falar de outros custos “ocultos” como a perda de documentação e/ou a sua posterior recuperação, a segurança e a gestão de riscos.
Não há dúvida que os benefícios associados à digitalização documental, são importantes. Obviamente, a digitalização de documentos não é exclusiva para o âmbito empresarial, também pode ser usada por qualquer pessoa que queira arquivar informação que seja importante, como documentos da casa, faturas de compra, cartões de contacto ou obter cópias de documentos ou fotografias.
Dito isto, há que ter consciência que um scanner nunca poderá deixar de conviver juntamente com um equipamento de impressão, quer seja pela rotina de manusear papel ou porque existem trâmites que não podem apenas ser feitos em suporte digital, embora outros sim, possam. Deixando o seu espaço a cada tecnologia, resumimos as 20 vantagens da digitalização documental:
- Facilita o acesso aos documentos
- Agiliza a procura e consulta da informação
- Preserva a memória física do documento
- Garante a sua conservação
- Pode melhorar imagens de documentos deteriorados
- À diferença do papel, as imagens digitais não perdem nitidez nem se danificam com o passar do tempo
- Versatilidade. As imagens ou informação digital podem ser incluídas em qualquer documento eletrónico
- Podemos partilhar instantaneamente originais em papel utilizando serviços online como redes sociais, contas de email ou nuvem
- Podem ser impressos em qualquer momento e em qualquer impressora, sendo cópias exatas do original
- Adaptabilidade. A informação digitalizada pode ser modificada e convertida em vários formatos
- Um mesmo documento pode ser consultado de forma simultânea por vários utilizadores ao mesmo tempo
- Agiliza o trabalho quotidiano aumentando a produtividade dos colaboradores
- Facilita a difusão online dos documentos de forma imediata e sem necessidade de enviar cópias físicas nem esperar confirmação da sua receção
- Permite estruturar a informação para uma melhor tomada de decisões
- Ajuda a depurar documentos
- Gere com maior segurança ao gerir o acesso à informação, mediante a possibilidade de usar uma chave pessoal ou sistema de gestão de perfis. Assim, apenas podem ver os documentos as pessoas que estão autorizadas
- Redução do espaço físico que ocupa o armazenamento dos arquivos em papel
- Eficiência. Elimina a necessidade de se deslocar do posto de trabalho e perder tempo procurando um determinado documento, pois permite aceder ao mesmo a partir do computador e inclusivamente através de uma ferramenta de pesquisa
- Servem de cópia de segurança dos documentos, evitando o desgaste dos originais
- Ecologia. Contribui para o meio ambiente pois ajuda a diminuir a contaminação ambiental gerada pelo papel
Conclusão: Justifica-se então transformar um documento em papel num suporte eletrónico, acessível a partir de um computador ou dispositivo móvel, através de um scanner? Nós, definitivamente acreditamos que sim.
[1] Segundo dados de AIIM, Forrester, Star Securities, Departamento de Trabalho dos Estados Unidos
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